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会議コストとは
成功する会議運営とは
アイデア創造の手法
参加者満足度が高いセミ
ナー会場選びのポイント
会議コストとは  成功する会議運営とは  アイデア創造の手法  参加者満足度が高いセミナー会場選びのポイント
 会議コストとは
会議には、社内の会議室を使う場合でも、固定費で意識に薄いですが、賃料がかかっています。外部の貸会議室を使う場合であれば貸会議室の会場代、それ以外に資料のコピー代、飲物代などかかっているのですが、一番コストをしめるのは、そこに携わる人件費です。
仮に、管理職者2名とメンバー6名が,3時間会議をしたときの人件費はどのくらいでしょうか?出席者の月給は,管理職者が約50万円,メンバーが約30万円とします。

管理職者の1時間当たりの人件費→50万円×2÷22÷8=5681円
メンバーの1時間当たりの人件費→30万円×2÷22÷8=3409円
(会議にかかる人件費としては、社会保険、福利厚生なども考慮して月給の2倍として算出します。1ヶ月22日間、1日8時間の労働時間として算出します。)

3時間の会議にかかわる人件費は、約10万円になります。
(5681円×2名+3409円×6名)×3時間=95,448円
会議のための準備での人件費は算出加算していません。
ちなみに、8名用の会議室を3時間に貸会議室で借りる場合で、一等地赤坂のA貸会議室(エグゼクティブ仕様18屐砲如51000円です。渋谷のB会議室(シンプル形式 10屐砲任蓮18000円になります。

一番大切なのは、会議の目的に応じて、その目的が最終達成されることです。会議室選びもそのために大事な選択肢ということです。
会議の目的を今一度考えて、どんな目的を達成すればいいかということから、会議室料金だけを軸にするにとどまらず、必要な要素を考慮して、会議室選びで失敗をしないようにすることが望ましいと思われます。
社内での会議室利用は確かに会議室代がかからないですが、一度に集合が悪かったり、マンネリで時間が有効活用されていないと多大な人件費がかかっています。一度環境をかえて外部の貸会議室を使うのも、創造的な会議や効率的な会議が実行できるかもしれません。
 成功する会議運営とは
1 出席者を選定する
会議の目的に応じてふさわしい人選をする。アイデア・意見を出し合うタイプの会議では10人を超える有効な会議は難しいと考えられる。
2 会議の目的を整理する
会議の目的と議題、出席者リストをメールで出席者に伝える。会議に向けて参加者が準備する資料があれば、作成を指示する。
3 議事進行する
議論が脱線しないようにコントロールする。発言者や意見が偏った場合はバランスをとり議論が硬直したら他者の意見を聞いたり、中断したりする工夫も進行者には求められる。
4 時間を管理する
最終結論を出す工程にかかる時間を推定し、閉会時間から逆算して、時間がきたら結論を出しように議論を運ぶ。
5 決断する
結論を導き出す際には会議内容を受けて、様々な意見をどう整理するかあらかじめ頭に描いておく。

【参加者の守るべき7か条】
1 全員対等
役職や年次などは関係なく、意見を出し合う。
2 ノートはとらない
ノートをとりはじめるとノートに気を取られ、議論に集中できなくなる。
3 頭脳全回転
議論に集中して全力を尽くす。
4 フリーディスカッション
議題とは無関係の好き勝手な発言は慎む。
5 建設的に
発言の際には言い方や表現などをあらかじめ考え、建設的に話す。
6 全期間出席
欠席するとほかの出席者に迷惑がかかる。
7 会議中ルールの遵守
7つのルールを守る。
聞く:相手の立場や出張、意見を理解する。話を中断しない。
考える:集中し、クリエーティブに考える。
話す:簡潔にまとめて発言する。
明確に:適切な発言や表現を使う。
議論に集中する:議題を飛ばすことなく、そのときに話しあっている議題に集中する。
決定する:意思決定をする。その際、論拠も明確にする。
全会一致:全員合意が大原則。対案がなければ賛成する。
 アイデア創造の手法
・ブレーンストーミング法(BS法):米国で広告 代理店の副社長をしていたアレックス・F・オズボーン氏によって考案された発想法です。既成概念にとらわれることなく自由奔放に意見を出し合い、あるテーマに関する多様な意見を抽出する技法になります。質より量を重視し、お互いの意見に批判をせず、自由に意見を出し合うことで、大量のアイデアが創出することができます。出されたアイデアは、ブレストとは別に整理・分析を行い、真に独創的なアイデアを抽出したり、問題点の洗い出しなどの作業を行っていくことができます。日本ではKJ法との組み合わせで使われることも多いです。

<基本ルール>
批判厳禁:自由にものがいえる
自由奔放:ばかなこと突飛なことを言っても許される
質より量:量が質を生む
発想結合:他人の発言に便乗してよりよいアイデアにする

<進め方>
(1)参加人数は5〜10名程度が良い。進行役以外で記録係りを決めておくとより進めやすいです。
(2)発言の順番がまわってきたら必ず何か言わなければいかない。「とくにありません」、「前の人がいったのと同じなのでありません」は御法度です。
(3)発言内容は一度にいくつあってもよい。ただし、他の参加者が言った意見をくりかえすのは禁止です。
(4)自分の前にメモ用紙を置き、他者の発言を聞きながら思いついたことをメモしておくとよい。順番がまわってきたら、このメモを参考にしながら簡潔な発言を心がけます。発言は最低3巡は行います。
(5)翌日もしくは別なグループで、作成されたアイデアリストを参加者全員に手渡しして、補足意見をもらいます。

・KJ法:川喜田二郎氏が移動大学の活動の中で考案した発想法です。多くの情報、気づきの中から関連の記事をカードをグループごとにまとめて、図解し、論文等にまとめてゆく。アイデアの展開や問題の解決の糸口を探り出す手法です。

<進め方>
(1)テーマに基づきカードに簡潔に記入する。
(2)類似したカードをグルーピングしていく。
(3)グルーピングしたものに、キーワードをつける。
(4)キーワードをつけたグループの関係を明確にしていく。
(5)全体について検討し意見を交換することで、次の活動の方向性が見える。

・ゴードン法:ウイリアム・ゴードン氏により考案された、上記のブレーンストーミングを応用した方法です。ゴードン法では司会者のみが本当のテーマを知っています。参加者には具体的なテーマを与えず、もっと幅の広い、抽象的な概念のみを与えます。例えば、新しく「レストラン」を設計するとします。このテーマは司会者のみ知っています。参加者には、もっと抽象的な、例えば、「住む」という様な課題のみを与え、もっと快適に住む方法は、どのようにしたら良いか、どういう行動をしたら良いか、又は、どのような物が欲しいか、などを、ブレーンストーミングさせていきます。参加者から多くの、アイデア・着想(例えば、お風呂では、リモコン操作で、天井が空いて、夜空や、月が見たいとか・・)が次々と出されていく課程で、司会者は、情報を少しずつ小出しにしながら、本当のテーマに近づけていきます。司会者は、参加者の意見、アイデア、着想等が出尽くしたところをみはからって、例えば次のように本当のテーマを言います。
「実は今回は、今までに見たこともないユニークな新しい『レストラン』を考えてもらう事が目的です。皆さんのお陰で、たくさんの幅の広いアイデア、中にはおもしろい奇抜な発想もして頂きましたが、それらのアイデアや意見の素材をヒントにして、今度は、今までに見たこともない、新しい『レストラン』についてのアイデアを考えて下さい。」
このように抽象的な概念のみを参加者に与えてブレーン・ストーミングしていくことにより、通常のブレーンストーミングと違い、テーマのみにこだわらない、自由な新しいアイデア・着想を幅広く、つぎつぎと出させていく手法です。

・NM法:中山正和氏の考案した,類比技法です。一見無関係なものとの間の類似性を活用して発想する方法です。どんな問題でも解決のヒントは自然界に既に存在している、という考えが基本です。
たとえば、「売上をもっと短期に上げたいという目的」のために「自然界でうまくお客を集めているものはないか」と考えてみます。そして「桜には,短期間だが人がたくさん集まる」→「桜は短いゆえはかない美しさがある」→「期間限定でキャンペーンを出したらどうだろうか」というように発想を展開していきます。なるべく概念的に遠く離れたものどうしを結びつけることにより、独創的な発想を目指すことができたりしす。

それ以外で下記手法もあります。
・マインドマップ:トニー・ブサン氏が発案した記述法で、表現したい概念の中心となるキーワードやイメージを図の中央に置き、そこから四方八方にキーワードやイメージを繋げていくことで、発想を延ばしていく図解表現技法。この方法によって複雑な概念もコンパクトに表現でき、非常に早く理解できるとされ、注目され始めています。 人間の脳の意味ネットワークと呼ばれる意味記憶の構造によく適合しているので、理解や記憶がしやすいといわれています。

・着眼法と苦情法:着眼法とは、いいアイデアを探す方法です。うまくいっている人(物)のいいところを取り入れます。常に「何かいいアイデアはないか?」「どうしたら?」と考え続けます。苦情法は、まず欠点を探し、そこを改善することを考える方法です。うまくいっていないものの欠点を探し、改善を考えます。常に「足りないのはなにか」「なぜうまくいかないのか」と考えます。着眼法(アイデアの追加)と苦情法(欠点の除去)による努力を繰り返すことで、少しずつ改善していくこと手法です。
 参加者満足度が高いセミナー会場選びのポイント
社外向けセミナーは、セミナーが成功するかどうかが企業の今後の事業戦略の大きな分かれ目となります。当然、セミナーの中身はもちろんですが、セミナー会場の空間や雰囲気は、対顧客へその企業を示すブランディングに他なりません。また、セミナーの前後やセミナーに参加したことに伴い、参加者がうけるサービスを充実させ、そこからうける印象/満足度の高さをあげることが成功に結びつけるポイントになります。
セミナー会場での誘導やその後の質問時間をとったり、そのコミュニケーションをとる場所も確保していることで、セミナー参加した時間をさらに有効に活用できることになるでしょう。そのため会場の利用時間もセミナー時間(講演時間)+1時間は利用できることが望ましい場合もあります。
セミナーに遠方から参加する企業があった場合に宿泊施設の手配などが必要になります。そうした対応も、不慣れなセミナー主催者が行うより、会場運営企業がサポート対応してスムーズなサービスを提供してもらえれる場合があります。
受付スペース、待合スペース、喫茶スペースなど、参加者の動きも考慮した貸会議室・レンタルスペース選びを心がけることで、より参加者はセミナーに集中することができます。セミナーのテーマの抽象性によりますが、より具体的なテーマの場合、より突っ込んだ質問が多くくることが想定されます。セミナー参加を募るときに、聞きたいテーマ・質問なども同時に受け付けることで、そのセミナーの中で、そのテーマにふれることができたり、コメント紹介もでき、セミナー参加者はその場でより理解を深めることができ参加した満足度が高まります。
セミナー実施後に、セミナー参加のお礼状が実施企業から届いたりすることで参加者のその企業に対する意識がかわります。早い企業では、そのセミナーに参加して会社に戻ったら、FAXやメールでお礼状が先に届いていたということがあり、この企業と付き合うと迅速な対応をしてもらえると予感させることができます。
そうした点も踏めて、会場を選ぶ際に、会場選びだけにとどまらず、セミナーを成功に導く協力をしてくれる貸会議室/セミナー会場の運営会社選びをされるのも成功させるポイントとなるでしょう。
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